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Quesito:

 Quali dati personali riferiti ad un dipendente di società privata, che svolga mansioni a contatto con il pubblico possono essere riportati sul cartellino identificativo?

Inquadramento normativo

 La soluzione del quesito comporta la previa valutazione dei principi generali in tema di trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 11 del codice della privacy.

In particolare, occorre considerare la finalità del cartellino identificativo: esso assolve alla funzione, per i soggetti che svolgono attività di erogazione di un servizio pubblico o che abbiano contatto con la clientela, di essere identificati sia al fine di rendere un servizio più amichevole (instaurando un rapporto di fidelizzazione e di rispetto “umano”), sia per consentire di identificare il soggetto in caso di esigenza di presentazione di eventuali reclami o di note di gradimento per la condotta tenuta.

 I dati personali oggetto di trattamento, anche in considerazione della circostanza che il cartellino identificativo comporta una diffusione di dati personali, devono quindi essere pertinenti e non eccedenti rispetto alla finalità ivi considerata.

Prassi amministrativa – provvedimenti Garante privacy

Il Garante per la protezione dei dati personali, a seguito di segnalazioni di cittadini e di richieste di parere da parte di imprese, ha adottato un provvedimento generale dell’11 dicembre 2000, ove ha argomentato che “nell'ambito del rapporto di lavoro di tipo privato il dovere di portare in modo visibile un cartellino personale identificativo sembra trovare fondamento in alcune prescrizioni di accordi sindacali aziendali o dei cosiddetti "regolamenti aziendali", il cui rispetto può essere ricondotto alle prescrizioni del contratto di lavoro”.

L’autorità, peraltro, ha notato che “non di rado il cartellino di riconoscimento personale sembra cumulare finalità diverse, alcune delle quali relative alla vita interna all'azienda (controlli sulle entrate ed uscite dall'azienda, riconoscimento da parte di colleghi o dirigenti, accessi ad aree riservate) ed altre relative invece ai rapporti con gli utenti o i clienti.

Relativamente a questa ultima finalità – conclude il Garante - non risulta di alcuna utilità che appaiano sul cartellino (o sulla parte del cartellino agevolmente visibile da chiunque) dati personali quali quelli identificativi delle generalità e di quelli anagrafici, a differenza dell'immagine fotografica, della definizione del ruolo professionale svolto ed eventualmente di un nome, numero o sigla identificativi, che già da soli possono permettere un agevole esercizio da parte dell'utente o del cliente dei loro diritti”.

Queste argomentazioni sono state successivamente riprese nella Deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006 (recante Linee guida in materia di trattamento di dati personali di lavoratori per finalità di gestione del rapporto di lavoro alle dipendenze di datori di lavoro privati) per cui si ravvisa la sproporzione delle indicazione sul cartellino di dati personali identificativi (generalità o dati anagrafici) ben potendo spesso risultare sufficienti altre informazioni (quali codici identificativi, il solo nome o il ruolo professionale svolto).

Soluzione

 Alla luce dei principi generali del codice della privacy e secondo le indicazioni fornite dall’autorità Garante, i cartellini identificativi di personale dipendente di datori privati devono recare la fotografia, il solo nome (qualora si voglia favorire il contatto umano con l’utenza), il ruolo professionale svolto ed un numero di matricola aziendale, quest’ultimo essendo un dato identificativo univoco, anche e soprattutto nelle ipotesi di omonimia.